Autorità garante per la protezione dei dati personali: Protezione dati e amministrazione dei condomini – 18 maggio 2006

In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (Dl 196/03);

Vista la documentazione in atti ed esaminate le osservazioni pervenute a seguito della consultazione pubblica indetta l8 febbraio 2006;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dellarticolo 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. Il trattamento di dati personali nellambito dellamministrazione di condomini

Sono pervenuti a questa Autorità diversi quesiti e segnalazioni concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate nellambito delle attività connesse allamministrazione dei condomini: presentando profili comuni −con specifico riguardo alla circolazione di informazioni personali per la gestione della proprietà comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio (di seguito, “partecipanti”), o concernenti lintera amministrazione condominiale−, le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria con il presente provvedimento nel quale si è altresì tenuto conto delle comunicazioni (settantacinque, comprendenti anche richieste di chiarimenti, quesiti e osservazioni) pervenute allAutorità da privati e da associazioni di categoria a seguito della consultazione pubblica indetta l8 febbraio 2006.

I profili prevalentemente presi in considerazione nelle comunicazioni inviate (in larga parte già presenti nelle segnalazioni e nei quesiti presentati allAutorità) riguardano:

la questione della titolarità del trattamento nellambito della gestione condominiale;

la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati:

i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale ente di gestione;

i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed utilizzate per le finalità riconducibili alla disciplina civilistica;

il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai partecipanti al condominio;

la circolazione, in varie forme, di dati relativi alla gestione condominiale;

le problematiche afferenti alle misure di sicurezza;

il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.

Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate allAutorità, ferma restando lapplicabilità delle regole di diritto comune (in particolare degli articoli 1117 e ss. Cc), il Garante, ai sensi dellarticolo 154, comma 1, lettera c), del Codice, al fine di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nellambito dellamministrazione dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento ladozione delle misure di seguito specificamente indicate.

2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nellambito dellattività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza

Affinché il trattamento di dati personali effettuato nellambito dellattività di amministrazione del condominio si svolga nellosservanza del principio di liceità (previsto allarticolo 11 del Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale unitariamente considerata −di regola con lausilio dellamministratore di condominio (nelleventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli articoli 4, comma 1, lettera g), e 29 del Codice)− le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (articoli 1117 ss. Cc), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. articolo 67 disp. att. Cc).

2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dellamministrazione comune: queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dellassemblea (alla luce delle disposizioni contenute nellarticolo 66 disp. att. Cc), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dellimpugnazione ex articolo 1137 Cc). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nellambito condominiale (articolo 68 disp. att. Cc e articolo 1123 Cc); dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dellassemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dallarticolo 1136 Cc.

Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi dellarticolo 24, comma 1, lettera a), b) o c) del Codice.

2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine allesattezza dellimporto dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per lesercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine allammontare della somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che (per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e lamministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (articolo 1130 Cc), come pure, in ogni tempo, a seguito dellesercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sullattività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cassazione 8460/98; 15159/01; v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003).

Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nellesercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati, ai sensi dellarticolo 24, comma 1, lettera g), del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono altresì essere trattati in base allarticolo 24, comma 1, lettera f), del Codice.

2.3. Solo in presenza del consenso dellinteressato (salva leventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dellimmobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse allamministratore del condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268).

2.4. Possono altresì formare oggetto di trattamento nellambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità.

Tale ipotesi può ricorrere, ad esempio, in relazione al trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria del personale alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo lobbligo di rendere linformativa ai sensi dellarticolo 13 del Codice, trovano applicazione lo speciale presupposto di cui allarticolo 26, comma 4, lettera d), del Codice (obblighi del datore di lavoro) e le autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (relative al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro e ai dati giudiziari).

Ulteriori ipotesi di trattamento di dati sensibili nellambito dellamministrazione condominiale possono comunque configurarsi: si pensi al trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni alle persone, anche diverse dai condomini, e ai trattamenti di dati sanitari di uno o più partecipanti connessi alladozione di una delibera assembleare avente ad oggetto labbattimento delle c.d. “barriere architettoniche”.

3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti

3.1. Salva la presenza di una causa giustificatrice (quale il consenso dellinteressato o uno degli altri presupposti previsti allarticolo 24 del Codice), è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti: ciò potrebbe avvenire, ad esempio, mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati nei prospetti contabili o dei verbali assembleari o, ancora, consentendo la presenza in assemblea il cui svolgimento è suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato dei partecipanti di soggetti non legittimati a parteciparvi.

Possono comunque partecipare allassemblea soggetti terzi (ad esempio, tecnici o consulenti) per trattare i punti allordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza (cfr. Provv. 19 maggio 2000, cit.); con lassenso dei partecipanti o sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni normative (quale ad esempio larticolo 10 della legge 392/78 sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani) potrà partecipare allassemblea il conduttore di un immobile del condominio.

3.2. Integra un trattamento illecito (anche in violazione del principio di proporzionalità) la diffusione di dati personali effettuata mediante laffissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al pubblico, potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie indeterminata di soggetti, nellintervallo di tempo in cui lavviso risulta visibile. Lesposizione di dette informazioni in tali luoghi può contenere solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune (ad esempio, inerenti allo svolgimento dellassemblea condominiale o relative a comunicazioni urgenti: si pensi ad anomalie nel funzionamento degli impianti), rimettendo a forme di comunicazione individualizzata, o alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che importi il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente (Provv. 12 dicembre 2001, in Boll. n. 23/2001, p. 7, doc. web n. 1082529).

3.3. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali devono essere adottate, se del caso anche a cura dellamministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui agli articoli 31 ss. del Codice.

4. Diritto daccesso e informazioni relative alla complessiva gestione condominiale da parte dei partecipanti

4.1. Ove si intenda esercitare il diritto daccesso (e gli altri diritti previsti dallarticolo 7 del Codice, avvalendosi eventualmente della particolare modalità di tutela prevista dagli articoli 145 del Codice) in relazione ai dati riferibili direttamente allintera compagine condominiale (si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nellinteresse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni e alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio: cfr. Provv. 13 dicembre 2004), tale facoltà compete al rappresentante della compagine condominiale, di regola lamministratore.

4.2. Come detto al punto 2, resta impregiudicata la circolazione tra i partecipanti, in conformità alla disciplina civilistica (ed in particolare grazie alle regole che, rispetto allattività gestoria dellamministratore, presiedono allesatta esecuzione del suo incarico secondo le attribuzioni contenute nellarticolo 1130 Cc, con particolare riguardo allobbligo di rendiconto) delle informazioni direttamente riferibili direttamente alla gestione condominiale (e concernenti tutti i partecipanti complessivamente considerati), come pure la loro eventuale conoscibilità, sussistendone i presupposti, in base ad altre norme presenti nellordinamento.

5. Diritto daccesso e informazioni personali riferite ai partecipanti

Rispetto alle informazioni personali relative al singolo partecipante, anche se oggetto di trattamento per finalità di gestione della cosa comune, resta salvo il diritto del medesimo di accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli articoli 7 e ss. del Codice. Tale diritto può essere esercitato nei confronti del condominio (inteso come la collettività dei partecipanti), anche presentando la relativa istanza allamministratore.

Il diritto daccesso (e i restanti diritti individuati dal menzionato articolo 7) non è riconosciuto al partecipante in ordine ai dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o allintera compagine condominiale (la cui conoscibilità è assicurata nei limiti e con le modalità sopra indicate al punto 2 del presente provvedimento).

6. Ambiti esclusi

Sono estranei allambito di applicazione della disciplina di protezione dei dati comportamenti e forme di comunicazione, riconducibili allalveo delle relazioni di vicinato, posti in essere per finalità esclusivamente personali (articolo 5, comma 3, del Codice).

Resta salva la facoltà degli interessati di ricorrere allautorità giudiziaria ordinaria per i profili di rispettiva competenza, in particolare per conseguire il risarcimento del danno eventualmente subito (articolo 15 del Codice) o allorché i comportamenti siano suscettibili di integrare fattispecie di reato (quali, ad esempio, linterferenza illecita nella vita privata, di cui allarticolo 615bis Cp).

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

prescrive, ai sensi dellarticolo 154, comma 1, lettera c), del Codice, ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nellambito dellattività di amministrazione dei condomini di adottare, nei termini di cui in motivazione, le misure necessarie indicate nel presente provvedimento al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo:

allindividuazione dei dati pertinenti e non eccedenti, nellamministrazione condominiale, alle condizioni individuate al punto 2, e consistenti nei dati personali, ivi compresi i dati sensibili e giudiziari, necessari allattività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare riguardo a:

dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;

quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati personali necessari a commisurarle;

dati personali relativi agli inadempimenti dei singoli condomini;

dati relativi al numero di utenza telefonica del singolo partecipante;

alle modalità di comunicazione dei dati personali dei partecipanti, come indicate al punto 3, con particolare riguardo alla:

comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili o nei verbali assembleari o, ammettendo in assemblea soggetti non legittimati a parteciparvi;

diffusione di dati personali effettuata mediante laffissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al pubblico;

individua, ai sensi dellarticolo 24, comma 1, lettera g), del Codice, nei termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il trattamento dei dati personali nellambito dellamministrazione di condomini può essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi interessi e senza richiedere il consenso degli interessati;

dispone infine che il presente provvedimento sia pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.