Enti pubblici

giovedì 06 marzo 2003

Trasparenza amministrativa e informatizzazione degli archivi documentali. Direttiva 9.12.2002 del Ministero per l’ innovazione e le tecnologie. DIRETTIVA 9 dicembre 2002

Trasparenza amministrativa e informatizzazione degli archivi documentali. Direttiva 9.12.2002 del Ministero per linnovazione e le tecnologie

DIRETTIVA 9 dicembre 2002

            Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali. (GU n. 53 del 5-3-2003)

  IL MINISTRO PER L’INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

  Visto  l’art.  5  della  legge  23  agosto  1988,  n.  400, recante

disciplina  dell’attivita’  di Governo e ordinamento della Presidenza

del Consiglio dei Ministri;

  Vista  la  legge  7  agosto  1990,  n.  241, recante nuove norme in

materia  di  procedimento  amministrativo  e di diritto di accesso ai

documenti amministrativi;

  Visto  il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,

n.   445,  recante  testo  unico  delle  disposizioni  legislative  e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

  Vista  la  legge  31  dicembre  1996,  n.  675 recante tutela delle

persone  e  di  altri  soggetti  rispetto  al  trattamento  dei  dati

personali;

  Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, sul riordino e

potenziamento dei meccanismi di monitoraggio e valutazione dei costi,

dei   rendimenti  e  dei  risultati  dell’attivita’  delle  pubbliche

amministrazioni  e, in particolare, l’art. 8 concernente la direttiva

generale  annuale  dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla

gestione;

  Vista  la  direttiva  del  Presidente del Consiglio dei Ministri 28

ottobre  1999 sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle

pubbliche amministrazioni;

  Visto  il  decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31

ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di

cui  al  decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.

445;

  Vista  la  circolare  AIPA/CR/28  del  7 maggio 2001, relativa alla

definizione  degli  standard,  delle  modalita’  di trasmissione, del

formato  e  dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente

scambiate  tra  le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti

protocollati;

  Visto  il  decreto  del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9

agosto  2001, recante delega di funzioni del Presidente del Consiglio

dei Ministri in materia di innovazione e tecnologie al Ministro senza

portafoglio dott. Lucio Stanca;

  Considerato  l’avviso  del  Ministro  per  la funzione pubblica, ai

sensi  della  disposizione di reciproco raccordo, contenuta sia nella

delega  di  funzioni  del  Presidente  del  Consiglio dei Ministri al

Ministro  Lucio  Stanca, sia in quella al Ministro Luigi Mazzella, di

cui  al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 29 novembre

2002;

  Vista  la  direttiva  del  Presidente del Consiglio dei Ministri in

data 15 novembre 2001, recante indirizzi per la predisposizione della

direttiva generale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla

gestione  per  l’anno  2002,  che  prevede, al paragrafo 2, che tra i

riferimenti  obbligati  delle priorita’ dell’azione di Governo vi sia

la  digitalizzazione  dell’amministrazione,  inclusi il potenziamento

delle  iniziative di e-government e di e-procurement secondo le linee

definite dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie;

  Vista  la  direttiva  del  Presidente del Consiglio dei Ministri in

data   8  novembre  2002  recante  indirizzi  per  la  programmazione

strategica e la predisposizione delle direttive generali dei Ministri

per  l’attivita’  amministrativa  e  la gestione per l’anno 2002, che

conferma,   al   paragrafo   1.3,   che   la  digitalizzazione  delle

Amministrazioni  ed  il miglioramento della qualita’ dei servizi resi

dalle  pubbliche amministrazioni anche attraverso il massimo utilizzo

delle  reti telematiche costituiscono fondamentali linee d’azione del

Governo;

  Vista  la  direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie

del   21   dicembre   2001,   recante  lineee  guida  in  materia  di

digitalizzazione  dell’amministrazione che, al n. 3.1, fa riferimento

all’esigenza   di   dare   una   maggiore  trasparenza  ai  cittadini

relativamente   alla   istanze   di   informazioni   presentate  alle

amministrazioni  dello  Stato,  nonche’  alle  iniziative relative al

sistema di protocollo informatico;

  Vista  la  direttiva  del  Ministro  per la funzione pubblica del 7

febbraio  2002  sulle  attivita’  di  comunicazione  delle  pubbliche

amministrazioni che prevede, tra le finalita’ al cui perseguimento la

stessa  si  propone di contribuire, la realizzazione di un sistema di

flussi   di   comunicazione   incentrato   sull’intenso  utilizzo  di

tecnologie informatiche e banche dati, per migliorare la qualita’ dei

servizi e l’efficienza organizzativa;

                              E m a n a

           la seguente direttiva in materia di trasparenza

         dell’azione amministrativa “e gestione elettronica

                       dei flussi documentali

Premessa.

  La  presente  direttiva  e’  indirizzata a tutte le amministrazioni

centrali  dello  Stato e agli enti pubblici sottoposti alla vigilanza

ministeriale.  Per  le  regioni  e  gli  enti  locali  e territoriali

costituisce  contributo  alle determinazioni in materia, nel rispetto

della  loro  autonomia  amministrativa.  Puo’ rappresentare schema di

riferimento  anche  per  le  altre  amministrazioini pubbliche di cui

all’art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.

  Il  legislatore  ha  in  questi  anni emanato diverse norme volte a

regolare   gli   aspetti  concernenti  la  gestione  elettronica  dei

documenti  amministrativi per attuare la legge n. 59/1997 che ha dato

validita’   giuridica   al   documento  informatico;  tale  attivita’

normativa  ha  portato  alla emanazione di norme disciplinanti sia la

firma digitale (decreto del Presidente della Repubblica n. 513/1997 e

relative  regole  tecniche  di  cui  al  decreto  del  Presidente del

Consiglio dei Ministri n. 8 febbraio 1999); sia la tenuta dei sistemi

di protocollo informatico (decreto del Presidente della Repubblica n.

428/1998  e relative regole tecniche di cui al decreto del Presidente

del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000). Tali norme, ad eccezione

di quelle recanti le citate “regole tecniche”, sono poi confluite nel

testo   unico   sulla   documentazione  amministrativa  (decreto  del

Presidente  della Repubblica n. 445/2000). Ulteriori norme sono state

emesse  per  garantire la interoperabilita’ dei sistemi di protocollo

(Circolare  n.  28  Aipa  7  maggio  2001).   Dal punto di vista della

archiviazione  del  documento elettronico e’ stata emanata nel luglio

del 1998 la deliberazione n. 24/1998 successivamente sostituita dalla

deliberazione  n.  42/2001; tale deliberazione si propone lo scopo di

regolare  la  fase  di  conservazione  dei  documenti  conformi  alle

normative  precedentemente citate. Infine e’ stato emanato il decreto

legislativo  23 gennaio  2002,  n.  10,  recante  l’attuazione  della

direttiva  1999/93/CE  relativa ad un quadro comunitario per le firme

elettroniche  che rende la normativa italiana sulla firma elettronica

coerente  con  quella  europea; fra le disposizioni citate si ritiene

utile  ricordare  in  particolare  quelle concernenti i requisiti dei

sistemi  di  cui  agli  articoli  52,  53,  55  e  56 del decreto del

Presidente  della  Repubblica  n.  445/2000 ed all’art. 7 decreto del

Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.

  Il  decreto  del Presidente della Repubblica n. 445/2000 fissa al 1

gennaio  2004 il termine per la realizzazione dei sistemi finalizzati

alla   gestione   del   protocollo  informatico  e  dei  procedimenti

amministrativi,  lasciando a ciascuna amministrazione la scelta delle

modalita’ organizzative e delle soluzioni tecnologiche da adottare.

  Considerato    il    grande   impatto   sull’organizzazione   delle

amministrazioni  ed in particolare sui sistemi di gestione dei flussi

documentali e’ necessario che tutte le amministrazioni provvedano per

tempo  alla individuazione delle aree organizzative omogenee (art. 50

del  decreto  del  Presidente  della  Repubblica  n.  445/2000), come

peraltro  richiamato  dalla  direttiva  “Linee  guida  in  materia di

digitalizzazione  dell’amministrazione”  emanata il 21 dicembre 2001,

dal  Ministro  per  l’innovazione  e  le tecnologie, pubblicata nella

Gazzetta Ufficiale – serie generale – del 5 febbraio 2002, n. 30, che

ha  sottolineato  l’importanza del tema della trasparenza dell’azione

amministrativa, intesa, in questo contesto, come concreto diritto del

cittadino  e  dell’impresa  di  conoscere  lo  stato  delle attivita’

amministrative  che  li  rigurdano  e  avere  la  garanzia  che  tali

attivita’  siano  condotte  nel  rispetto  di  regole  di priorita’ e

massimo  impegno,  nonche’  le opportunita’ che i sistemi di gestione

del protocollo informatico offrono al riguardo.

  Inoltre  si  ricorda  che  il Comitato dei Ministri per la Societa’

dell’informazione  ha approvato, il 13 febbraio 2002, un documento in

cui   sono   stati    definiti   i  dieci  obiettivi  fondamentali  di

legislatura,  uno  dei  quali ha riguardato il tema della trasparenza

dell’azione   amministrativa.  Tale  obiettivo  e’  coerente  con  il

principio  che  l’azione  delle  amministrazioni debba essere guidata

dalle esigenze degli utenti.

Obiettivi.

  L’obiettivo primario di questa direttiva e’ quello di promuovere in

tutte le amministrazioni centrali e gli enti pubblici sottoposti alla

vigilanza ministeriale la realizzazione di sistemi informativi per la

gestione elettronica dei flussi documentali.

  Cio’  allo  scopo  di assicurare il piu’ rapido e proficuo utilizzo

del  documento  informatico e della firma elettronica negli scambi di

documenti  ed  atti tra amministrazioni, in coerenza con i rispettivi

obiettivi   istituzionali   e   con   gli   obiettivi  strategici  di

digitalizzazione della pubblica amministrazione.

  Il   protocollo  informatico  e,  piu’  in  generale,  la  gestione

elettronica  dei  flussi documentali hanno la finalita’ di migliorare

l’efficienza  interna  degli  uffici  attraverso  l’eliminazione  dei

registri  cartacei,  la  riduzione  degli  uffici  di protocollo e la

razionalizzazione dei flussi documentali. Inoltre con tali sistemi ci

si  prefigge  di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa

attraverso   strumenti   che  consentano  l’accesso  allo  stato  dei

procedimenti  ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese

ed altre amministrazioni.

  Per conseguire tali obiettivi e’ necessario che le amministrazioni,

oltre  ad ottemperare a quanto stabilito dalla normativa vigente (cd.

“nucleo  minimo”,  articoli  55 e 56 del decreto del Presidente della

Repubblica  n.  445/2000), provvedano ad avviare progetti destinati a

diffondere  l’utilizzo  di  documenti elettronici sia al loro interno

che negli scambi con i soggetti esterni, con lo scopo di facilitare e

favorire  l’accesso  alle informazioni disponibili sui procedimenti e

sui documenti protocollati.

Interoperabilita’ e flussi documentali.

  L’azione   coordinata  di  interventi  che  definiscono  il  quadro

normativo e progettuale del nuovo sistema di gestione elettronica dei

documenti ha prodotto:

    la realizzazione da parte del Centro tecnico per la rete unitaria

della   pubblica   amministrazione   di  un  indice  delle  pubbliche

amministrazioni  (IPA)  come  previsto dal decreto del Presidente del

Consiglio  dei Ministri 31 ottobre 2000; informazioni in proposito si

trovano sul sito http//indicepa.gov.it;

    la  realizzazione di un sistema di posta elettronica certificata,

cioe’  di  un  sistema  che  certifichi l’identificazione univoca del

mittente  e del destinatario e la ricezione del messaggio da parte di

quest’ultimo, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.

445/2000,  art.  14,  allo  scopo  di  fornire,  nell’immediato, alle

amministrazioni uno strumento sicuro di scambio di messaggi ufficiali

e, in prospettiva, al cittadino e all’impresa un canale aggiuntivo di

comunicazione  con  la  pubblica  amministrazione  caratterizzato  da

rapidita’ ed efficienza.

  Premesso che lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed

il    protocollo    informatico,    integrati    con    servizi    di

interoperabilita’,  rende possibile la realizzazione effettiva di una

gestione  completamente  automatizzata  dei  flussi  documentali,  si

ricorda  che,  nell’ambito  di  una  comunicazione  tra  i sistemi di

protocollo di differenti amministrazioni, o tra differenti sistemi di

protocollo  della  stessa  amministrazione,  si  ritiene garantita la

interoperabilita’  tra  detti sistemi quando e’ consentito al sistema

ricevente  di  trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal

sistema mittente.

  Su  tale tematica e’ possibile fare riferimento al testo del titolo

“Interoperabilita’ dei sistemi di protocollo infformatico in ambiente

distribuito”   emanato   dall’Aipa   e   disponibile   sul  sito  web

http://protocollo.gov.it   dedicato   alla   tematica  oggetto  della

presente direttiva.

Implicazioni operative per le amministrazioni.

  Al  fine  di  attuare  la normativa vigente e usufruire dei servizi

resi   disponibili   dal   Centro   tecnico,  e’  necessario  che  le

amministrazioni  nei  prossimi mesi svolgano un articolato insieme di

azioni  nell’ambito  della gestione elettronica dei documenti e della

trasparenza amministrativa, azioni che sono di seguito descritte.

La gestione elettronica dei documenti.

  Per i sistemi di gestione elettronica dei documenti e’ necessario:

    individuare  le  aree  organizzative  omogenee (AOO) e i relativi

uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50, comma 4, del decreto del

Presidente della Repubblica n. 445/2000;

    comunicare  al  Centro  tecnico  la  casella  ufficiale  di posta

elettronica  per  l’iscrizione  delle  AOO  nell’indice  delle  P.A.;

indicazioni operative in tal senso saranno inviate dal Centro tecnico

e sono presenti sul sito http://indicepa.gov.it;

    comunicare   al  Centro  tecnico,  per  ogni  AOO  istituita,  il

nominativo del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo

informatico,  della  gestione dei flussi documentali e degli archivi,

ai  sensi  dell’art.  61,  comma  2, del decreto del Presidente della

Repubblica n. 445/2000;

    adottare,  per  ogni  AOO  istituita, il manuale di gestione come

previsto dalle regole tecniche (art. 5 del decreto del Presidente del

Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000);

    pubblicare  e  rendere accessibile tramite internet il manuale di

gestione  che  descrive il sistema di gestione e di conservazione dei

documenti  e  fornisce  le  istruzioni  necessarie  per  il  corretto

funzionamento  del servizio per la tenuta del protocollo informatico.

Il manuale comprende analisi, decisioni, piani, iter delle attivita’,

classificazioni,   ecc.,  definiti  in  relazione  alle  specificita’

organizzative,     funzionali,     strutturali    e    di    servizio

dell’amministrazione  di riferimento; assumono particolare rilievo le

disposizioni  in  merito  alla  pianificazione degli interventi, alla

gestione  ed  all’iter  di  lavorazione dei documenti, dei sistemi di

classificazione ed alle modalita’ di accesso;

    predisporre  un  progetto  operativo  per la progressiva messa in

opera  di  sistemi  di  protocollo informatico integrati con la posta

elettronica certificata e la firma elettronica ai sensi dell’art. 10,

comma  3, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 nel

rispetto dei principi di interoperabilita’ di cui alla circolare Aipa

del 7 maggio 2001;

     predisporre  correlate  attivita’  di  formazione d’intesa con il

Dipartimento  della  funzione pubblica ai sensi della direttiva sulla

formazione del Ministro della funzione pubblica del 13 dicembre 2001;

    fornire informazioni al Centro tecnico sullo stato di avanzamento

dei progetti al fine di permettere delle rilevazioni periodiche sullo

stato di attuazione della normativa.

  E’  necessario  che  le  amministrazioni  completino  le  attivita’

precedentemente descritte entro il 31 maggio 2003.

  A  questo fine le amministrazioni in indirizzo definiscono un piano

d’azione  dettagliato  che  preveda lo svolgimento delle attivita’ su

elencate tenendo conto della scadenza del 1 gennaio 2004 prevista dal

decreto  del  Presidente  della Repubblica n. 445/2000 per l’adozione

del  sistema  di  protocollo informatico e di comunicare, entro il 28

febbraio 2003, tale piano d’azione al Centro tecnico.

La trasparenza amministrativa.

  Per  l’attuazione  della trasparenza dell’attivita’ amministrativa,

cosi’  come  intesa da questa normativa, le amministrazioni svolgono,

entro il 28 febbraio 2003, le seguenti azioni:

    comunicare  al Centro tecnico il nome di in referente, al fine di

definire  le  attivita’  di  interesse comune e concordare i relativi

tempi di realizzazione;

    individuare  i servizi di propria competenza erogati ai cittadini

e alle imprese sia con modalita’ tradizionali che in rete;

    pianificare,  secondo  criteri  di  priorita’, l’attuazione della

trasparenza  dell’azione  amministrativa come definita in precedenza,

tramite  la  predisposizione  di  progetti  orientati  a  fornire  ai

cittadini  e  alle  imprese  servizi  informativi  attraverso  canali

telematici  diretti  o tramite intermediazione dell’Ufficio relazioni

con il pubblico;

    migliorare  la  comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di

migliorare  la  comunicazione  esterna  e  l’esercizio del diritto di

accesso;

    compilare,  per  ogni progetto una scheda informativa, secondo lo

schema  riportato  in  allegato  1,  da inviare al Centro tecnico. La

scheda  contiene  gli elementi informativi essenziali per pianificare

l’attuazione del progetto di trasparenza.

Il  ruolo  del  Centro  tecnico  e  del  centro  di competenza per il

progetto protocollo informatico e trasparenza amministrativa.

  Il   Centro  tecnico,  continuando  le  attivita’  svolte  fin  qui

dall’AIPA,  ha  istituito  un  centro  di  competenza per il progetto

protocollo  informatico  e  trasparenza  amministrativa,  quale unico

punto   di   riferimento,  che  svolgera’  funzioni  di  indirizzo  e

coordinamento e promuovera’ iniziative di affiancamento per garantire

l’attuazione della presente direttiva, in particolare attraverso:

    le  informazioni,  le esperienze e i servizi messi a disposizione

tramite   il  sito  web  sulla  gestione  elettronica  dei  documenti

http://protocollo.gov.it;

    la collaborazione che sara’ fornita dal centro di competenza, che

puo’  essere  contattato  al seguente indirizzo di posta elettronica:

protocollo@gov.it.

    Roma, 9 dicembre 2002

                                                  Il Ministro: Stanca

Registrato alla Corte dei conti il 22 gennaio 2003

Ministeri  istituzionali,  Presidenza  del  Consiglio  dei  Ministri,

registro n. 1, foglio n. 170