Lavoro e Previdenza

martedì 02 settembre 2008

Modalita’ di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio.

Modalita’ di tenuta e
conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime
transitorio.

MINISTERO DEL LAVORO, DELLA
SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI, DECRETO 9 luglio 2008 (GU n. 192 del 18-8-2008)

IL MINISTRO DEL LAVORO, DELLA
SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI

Visto l’art. 39 del decreto-legge
25 giugno 2008, n. 112, che disciplina la istituzione
e la tenuta del libro unico del lavoro da parte dei datori di lavoro privati
che occupano lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi e
associati in partecipazione con apporto lavorativo, e in particolare il comma 4
che demanda a un decreto del Ministro del lavoro, della salute e delle
politiche sociali le modalita’ e tempi di tenuta e conservazione del libro
unico del lavoro e la disciplina del relativo regime transitorio;

Visti gli articoli 1, commi da 1 a 4, e 5 della legge 11
gennaio 1979, n. 12, che consentono ai consulenti del lavoro e agli altri
soggetti abilitati di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede il libro
unico del lavoro;

Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di
conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la
semplificazione amministrativa, che, all’art. 15 comma 2,
prevede che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o telematici, nonche’
la loro archiviazione o trasmissione con strumenti informatici o telematici,
siano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;

Visto il decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004, recante le regole tecniche per
la formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e
validazione, anche temporale, dei documenti informatici;

Visto il decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82, recante il Codice della amministrazione digitale, aggiornato
dal decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 e, in particolare, gli articoli
3, 39, 45 e 71;

Decreta:

Art. 1.

Modalita’ di tenuta

1. Fermo restando l’obbligo, in
fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale,
conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la
conservazione del libro unico del lavoro puo’ essere
effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:

a) a elaborazione e stampa
meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina
e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con
numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati
dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;

b) a stampa laser, con
autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della
numerazione automatica;

c) su supporti magnetici, sui
quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata
alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei
dati, garantendo oltre la consultabilita’, in ogni momento, anche la inalterabilita’ e la integrita’ dei dati, nonche’ la
sequenzialita’ cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole
tecniche di cui all’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.

82; tali sistemi sono sottratti
ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione
scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro
competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione
dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

2. Ciascuna annotazione relativa
allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata
utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di
annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro
unico del lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della esibizione
dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle
annotazioni e delle scritturazioni effettuate.

3. Fermi restando gli altri
obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell’art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008,
n. 112, la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni puo’ avvenire con un differimento non superiore ad un mese,
a condizione che di cio’ sia data precisa annotazione sul libro unico del
lavoro.

Art. 2.

Gestione della numerazione
unitaria per consulenti del lavoro e soggetti autorizzati

1. I consulenti del lavoro, i
professionisti e gli altri soggetti di cui all’art. 1, commi 1 e 4, della legge
11 gennaio 1979, n. 12, che siano autorizzati ad
adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i
datori di lavoro assistiti devono:

a) ottenere delega scritta da
ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o documento
equipollente;

b) inviare, in via telematica,
all’Inail con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei suddetti
datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;

c) dare comunicazione, in via
telematica, all’Inail, entro 30 giorni dall’evento, della avvenuta acquisizione
di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti
di uno dei datori di lavoro gia’ comunicati ai sensi
della precedente lettera b).

Art. 3.

Luogo di tenuta e modalita’ di
esibizione

1. Il libro unico del lavoro e’
conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso
lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o
presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di
categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma
cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell’art. 5, comma 1, della legge 11
gennaio 1979, n. 12.

2. Il libro unico del lavoro deve
essere tempestivamente esibito agli organi di vigilanza nel luogo in cui si
esegue il lavoro, quando trattasi di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax
o posta elettronica, dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale.

In caso di attivita’ mobili o
itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle
prestazioni lavorative presso piu’ luoghi di lavoro
nell’ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilita’ dei
lavoratori sul territorio, il libro unico del lavoro deve essere esibito, dal
datore di lavoro che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato
nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

3. I consulenti del lavoro e gli
altri professionisti abilitati, nonche’ i servizi e i centri di assistenza
delle associazioni di categoria di cui all’art. 1, comma 4, della legge 11
gennaio 1979, n. 12, devono esibire il libro unico del lavoro dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla richiesta
espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Art. 4.

Elenchi riepilogativi mensili

1. A richiesta degli organi di
vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con piu’ sedi
stabili di lavoro ed elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi di
cui all’art. 1, comma 1, del presente decreto, devono esibire elenchi
riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi
alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati
all’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi
per ciascuna sede.

2. Il personale ispettivo ha
facolta’ di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque
anni che precedono l’inizio dell’accertamento, avendo cura di verificare, nel
caso concreto, la materiale possibilita’ di realizzazione e di esibizione degli
stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o della
associazione di categoria di cui all’art. 1, comma 4,
della legge 11 gennaio 1979, n. 12.

Art. 5.

Sede stabile di lavoro e computo
dei lavoratori

1. Ai fini della corretta
applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 3 e 4 del presente decreto
si considera «sede stabile di lavoro» qualsiasi articolazione autonoma della
impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in
parte, l’attivita’ aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche
con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.

2. Ai fini del calcolo dei
lavoratori di cui all’art. 39, comma 7, del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e all’art. 4 del presente decreto, si
computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall’effettivo orario di
lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in
partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del
lavoro e ancora in forza.

Art. 6.

Obbligo di conservazione

1. Il datore di lavoro ha
l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni
dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196,
in materia di protezione dei dati personali.

2. L’obbligo di cui al comma 1
e’ esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito
all’entrata in vigore della semplificazione di cui all’art. 39 del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e alle disposizioni del presente decreto.

Art. 7.

Regime transitorio e disposizioni
finali

1. Fino al periodo di paga
relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro,
in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del
libro unico del lavoro, secondo le disposizioni dettate dall’art. 39 del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e dal presente decreto, mediante la
corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o
del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti
a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.

2. Dalla data di entrata in
vigore del presente decreto le disposizioni normative ancora vigenti che fanno
richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga,
devono essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.

3. Il libro matricola e il
registro d’impresa s’intendono immediatamente abrogati.

Roma, 9 luglio 2008

Il Ministro: Sacconi Registrato
alla Corte dei conti il 4 agosto 2008

Uffico di controllo preventivo
sui Ministeri dei servizi alla persona e dei beni culturali, registro n. 5,
foglio n. 91.