Famiglia

venerdì 08 aprile 2005

Le nuove linee guida per le adozioni internazionali

>Le nuove linee guida per le adozioni
internazionali

PRESIDENZA DEL
CONSIGLIO DEI MINISTRI COMMISSIONE PER LE ADOZIONI INTERNAZIONALI – DELIBERAZIONE
1 marzo 2005.
Linee Guida per l’Ente autorizzato allo svolgimento di procedure di adozione di minori stranieri. (Deliberazione
n. 3/2005/SG).

LA COMMISSIONE PER LE ADOZIONI INTERNAZIONALI

Letta la legge 31 dicembre 1998, n.
476, di ratifica ed esecuzione della Convenzione per la tutela dei minori e la
cooperazione in materia di adozione internazionale,
fatta a L’Aja il 29 maggio 1993;

Letto l’art. 39 della legge 4 maggio
1983, n. 184, come sostituito dalla richiamata legge 31 dicembre 1998, n. 476,
che al comma 1, lettera c) prevede che la Commissione per le
adozioni internazionali autorizzi associazioni aventi i requisiti richiesti
dall’art. 39-ter della medesima legge n. 184/1983 allo svolgimento per conto
terzi di pratiche di adozione internazionale;

Lette le proprie delibere n. 1/2002
del 9 gennaio 2002, n. 39/2003 del 20 marzo 2003 e n. 172/2003 del 17 dicembre
2003, relative all’approvazione dei documenti di indirizzo
denominati "Linee Guida per l’ente autorizzato allo svolgimento di
procedure di adozione di minori stranieri", pubblicate nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana;

Considerato che, per il corretto
svolgimento dell’attività di vigilanza in Italia e all’estero, la Commissione è tenuta
ad informare gli enti che assistono
le coppie nelle procedure di adozione sugli elementi
in base ai quali saranno svolte le verifiche sul loro operato ai fini
dell’eventuale limitazione, sospensione o revoca dell’autorizzazione;

Considerata l’opportunità di fornire
agli enti autorizzati precise indicazioni in materia di organizzazione
e di adempimenti amministrativi ai fini di assicurare sul territorio nazionale
uniformità di comportamenti e omogeneità nell’offerta dei servizi;

Ravvisata la necessità di armonizzare
e semplificare le indicazioni che di anno in anno sono
state date, riunendo in un unico documento le disposizioni fin qui emanate e
tuttora valide e conseguentemente di provvedere alla abrogazione delle delibere
sopra indicate per esigenza di coordinamento;

P.Q.M.

Delibera:

1. È approvato il documento di indirizzo denominato "Linee Guida per l’ente
autorizzato allo svolgimento di procedure di adozione di minori stranieri"
che forma parte integrante della presente deliberazione.

2. Sono abrogate le disposizioni di
cui ai documenti di indirizzo allegati alle delibere
di seguito indicate: delibera n. 1/2002 del 9 gennaio 2002 – pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale del 16 gennaio 2002; deliberan.
39/2003 del 20 marzo 2003 – pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 4 aprile
2003; delibera n. 172/2003 del 17 dicembre 2003 – pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
del 16 gennaio 2004.

Dispone

la pubblicazione della presente
delibera e dell’allegato documento denominato "Linee Guida per l’ente
autorizzato allo svolgimento di procedure di adozione di minori stranieri"
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e sul sito della Commissione,
www.commissioneadozioni.it

Roma, 1° marzo 2005

La presidente: Cavallo

Allegato

Linee Guida per l’ente autorizzato
allo svolgimento di procedure di adozione di minori
stranieri

PREMESSA

La Commissione, ai fini di
armonizzare e semplificare le indicazioni che di anno
in anno sono state date attraverso le "Linee Guida", ha ritenuto
utile riunire in un unico documento le disposizioni tuttora valide e quelle
rispondenti alle esigenze emerse nell’ultimo periodo.

A tal fine è sembrato opportuno, per
esigenza di chiarezza, schematizzare l’attività degli enti nelle fasi più
importanti delle procedure di adozione internazionale
di un bambino straniero.

Tali fasi sono riportate in schede-tipo
pubblicate sul sito della Commissione, www.commissioneadozioni.it. Ogni scheda
compilata, oscurati i dati sensibili, potrà essere utilizzata anche per informazione, nonché
pubblicata su testi esemplificativi riguardanti la materia dell’adozione
internazionale.

Gli enti autorizzati alla data del 31
dicembre 2004 sono 70 e sono operativi su 65 paesi. Il numero è
significativamente lievitato divenendo per alcuni paesi non
equilibrato in rapporto a quello pur elevato dei minori disponibili per
l’adozione internazionale, specie se confrontato con il numero degli enti autorizzati
dagli altri paesi di accoglienza. Essi appaiono tuttavia concentrati su aree
specifiche, quali l’Europa dell’Est ed il Sud America.

Autorizzare nuove associazioni su
paesi già congruamente coperti non aiuta più bambini ad essere adottati dalle
famiglie italiane e da quelle residenti in Italia, perché il numero dei bambini
che il paese di origine destina ai vari paesi di
accoglienza non dipende dal numero degli enti da questi ultimi autorizzati, ma
è dettato da equilibri politici volti a bilanciare il numero delle adozioni tra
i vari paesi, laddove non sussistano particolari rapporti di amicizia che
spiegano situazioni privilegiate. Alcuni tra i paesi di origine
dei bambini seguono sempre più la prassi, non condivisa dalla Commissione, ma
di fatto esistente, di destinare una quota-parte dei bambini disponibili per
l’adozione internazionale a ciascun paese di accoglienza operativo nel proprio
territorio. Ne consegue che eventuali ulteriori
autorizzazioni di enti produrrebbero soltanto una redistribuzione
dello stesso numero di bambini tra un numero maggiore di enti e nel contempo la
lievitazione dei costi dell’adozione, perché l’ente su quel paese straniero
sarebbe, comunque, costretto ad affrontare i costi fissi relativi
all’organizzazione ed al mantenimento della sede.

L’Autorità straniera di riferimento
chiede, d’altronde, a volte informalmente,
a volte espressamente, di limitare il numero degli enti autorizzati, in quanto
preferisce interagire con pochi enti per ciascuno dei paesi di
accoglienza.

La Commissione, pertanto, per evitare
che gli enti sostengano inutilmente i costi inerenti alla sede, alle
attrezzature ed ai referenti ritiene opportuno, prima di concedere
l’autorizzazione, consultare in merito la competente Autorità straniera.

Quanto esposto viene
confermato dal fatto che gli enti autorizzati dalla Commissione, ove ritenuti
in soprannumero, non vengono accreditati dal paese straniero per il quale hanno
ottenuto l’autorizzazione.

1. AUTORIZZAZIONE – Modalità e
termini di presentazione dell’istanza

L’ente che vuole estendere la sua
operatività su nuovi paesi, così come le associazioni che vogliono presentare istanze per essere iscritte all’Albo degli enti autorizzati
a svolgere procedure di adozione internazionale, devono ponderare attentamente
le proprie capacità organizzative e di gestione e orientare preferibilmente le
proprie scelte in paesi della stessa area geografica, affinché nel tempo si
possa pervenire alla specializzazione degli enti per area continentale.

In considerazione inoltre di quanto
indicato in premessa e con particolare riferimento all’attuale numero di enti autorizzati e di paesi coperti, le istanze di
autorizzazione per il 2005 dovranno orientarsi verso paesi asiatici e/o
africani dove milioni di bambini vivono in condizioni di abbandono e dove la
presenza degli enti è ancora limitata.

Documentazione da allegare

La richiesta di iscrizione
all’Albo degli enti autorizzati a svolgere procedure di adozione internazionale
deve essere presentata utilizzando l’apposita modulistica pubblicata sul sito
della Commissione.

In particolare, all’atto della
richiesta di autorizzazione ad operare in un
determinato paese straniero, l’ente deve corredare l’istanza:

a) di un approfondito studio-paese
affinché possa evincersi il livello di conoscenza della realtà locale,
specificatamente in ordine alle condizioni
dell’infanzia ed al sistema giuridico e sociale di protezione della famiglia,
ed in particolare all’aspetto procedurale dell’istituto dell’adozione. Lo
studio-paese deve descrivere l’organizzazione dell’Autorità straniera
competente in materia, le modalità di abbinamento
della coppia con il bambino, la preparazione del bambino, i tempi di permanenza
della coppia all’estero, i tempi di invio delle relazioni post-adottive;

b) dell’indicazione precisa, in caso
si tratti di Federazione di Stati (es. Brasile), dello Stato
ove intende operare;

c) dell’ubicazione della sede
operativa, la quale potrà anche essere messa a disposizione dell’ente da
organismi localmente riconosciuti e dei nominativi dei
referenti corredati dei rispettivi curricula;

d) di un dettagliato progetto
sull’attività di cooperazione che si propone di avviare nel paese straniero,
con descrizione della metodologia individuata per la sua realizzazione, il contesto territoriale e i beneficiari.

Termine di presentazione delle
domande

Le istanze
di autorizzazione o di estensione dovranno essere presentate dal 1 gennaio al
31 marzo di ogni anno. Per l’anno 2005, tali istanze
dovranno essere presentate entro il 31 maggio 2005.

L’istanza di
autorizzazione o di estensione a nuovi paesi presentata incompleta o fuori
termine sarà immediatamente respinta senza ulteriore istruttoria.

2. OBBLIGHI DELL’ENTE

A) Accreditamento nel paese
straniero, capacità di gestione e accettazione dell’incarico, casi di incompatibilità, nomina dei referenti all’estero

L’ente è tenuto a provvedere al
proprio accreditamento presso le competenti Autorità del paese straniero

È specifico compito dell’ente
autorizzato provvedere al proprio accreditamento presso le competenti Autorità
del paese straniero, essendo condizione indispensabile per l’accettazione del
mandato. Come disposto nella Delibera n.11/2004 del
16 marzo 2004 è fatto divieto all’ente autorizzato di assumere incarichi per il
paese in cui non ha ottenuto formale accreditamento ad operare.

Per i paesi non ratificanti la
Convenzione de L’Aja, per i quali può non essere
previsto un formale accreditamento, si invita l’ente a
sollecitare un’attestazione, da cui risulti il gradimento ovvero la volontà non
ostativa all’attività dell’ente in quel territorio da parte dell’Autorità di
riferimento. La Commissione, comunque, si riserva la
facoltà di svolgere, su richiesta dell’ente, gli opportuni accertamenti presso
le competenti Autorità del paese straniero, per consentire all’ente autorizzato
di operare anche in mancanza di formale accreditamento, se gradito alle
Autorità di riferimento.

La Commissione si impegna, nel quadro delle intese
bilaterali e nell’ambito dei rapporti internazionali, a concordare le procedure
per l’accreditamento.

L’accreditamento deve essere espletato entro il più breve tempo possibile. Decorsi 18
mesi dalla data di inserimento dell’ente autorizzato
nell’Albo, senza che esso abbia ottenuto l’accreditamento o il gradimento,
l’autorizzazione potrà essere revocata, salvo nel caso in cui si sia verificato
un arresto – rallentamento, sospensione o blocco – nelle procedure di adozione
riferibile a decisioni di politica generale delle competenti Autorità
straniere.

Se trattasi di rinnovo
dell’accreditamento, la cancellazione avverrà dopo un anno dalla richiesta di
rinnovo rimasta senza esito o rigettata.

L’ente è tenuto a documentare con
tempestività alla Commissione l’avvenuto accreditamento presso ogni singolo
paese per il quale è stato autorizzato, ai fini della
pubblicazione sull’Albo, ovvero i motivi del diniego.

Per quanto attiene alle residue
limitazioni regionali all’operatività dell’ente, perduranti per quegli enti che
ne hanno fatto specifica richiesta, nonostante la Delibera n. 77/02 del 17
luglio 2002, con la quale la Commissione ha riconosciuto l’operatività su tutto
il territorio nazionale agli enti aventi almeno una sede in due macro-aree, va
precisato che l’eventuale presa in carico da parte di enti
con limitazioni di operatività a livello regionale di coppie residenti in
regioni diverse da quelle in cui l’ente opera, dovrà essere autorizzata dalla
Commissione.

Capacità di gestione dell’ente e
accettazione dell’incarico

L’ente non può accettare un numero di
procedure superiore a quello determinato, in un intervallo di tempo, dai
seguenti parametri:

a) capacità di gestione e cioè il numero delle procedure di adozione
contemporaneamente in corso che l’ente riesce a supportare in modo adeguato;

b) previsione del numero di procedure
che si definiranno nell’intervallo di tempo considerato.

Il numero dei conferimenti incarico accettabili in quell’intervallo
di tempo deve essere tale da non superare la capacità di gestione, tenendo
conto delle procedure in corso e di quelle che si definiscono in quell’intervallo di tempo.

L’ente, una volta definita la propria
capacità di gestione, ed elaborando l’esperienza di anni
di lavoro in un determinato paese, dovrebbe individuare con sufficiente
approssimazione il tempo medio per la definizione di una procedura di adozione
in ognuno dei paesi in cui opera, tenuto conto dell’età e delle caratteristiche
della coppia; tale tempo medio deve essere comunicato alla coppia al momento
della presa in carico e dalla stessa l’informazione
ottenuta deve essere sottoscritta.

Casi di incompatibilità
del personale dell’ente

L’ente, nella scelta del personale,
per non incorrere in situazione di incompatibilità o
di conflitto d’interessi, non può – come previsto dalla normativa – avvalersi di
dipendenti di amministrazioni pubbliche o di professionisti che abbiano
incarichi riguardanti la tutela dei minori, l’affidamento familiare e
l’adozione nazionale ed internazionale in particolare; in caso di dipendenti
part-time, il lavoro privato deve riguardare materia diversa da quella svolta
nell’ufficio di appartenenza nelle ore di lavoro.

Si ritiene altresì non corretto,
sotto il profilo deontologico, che coloro i quali rivestono cariche sociali
nell’ambito dell’ente – presidente, vicepresidente, consigliere, tesoriere,
altro – emettano parcelle a fronte di prestazioni, fornite nell’ambito della
realizzazione dell’iter adozionale (informazione, colloqui, traduzioni, consulenze e relazioni post-adozione); chi ricopre una carica
nell’organizzazione dell’ente può offrire la prestazione a titolo puramente
gratuito.

Segnalazioni alla Commissione dei
referenti all’estero

Si sottolinea
che è compito esclusivo dell’ente individuare i propri rappresentanti,
referenti e collaboratori, nonché formalizzare con gli stessi, attraverso un
accordo scritto, le modalità di assistenza e i servizi che dovranno essere
forniti alle coppie in loco, nonché le condizioni economiche sulle quali il
rapporto di collaborazione si fonda.

Per esigenza di trasparenza, si
evidenzia l’inopportunità di delegare ad altri soggetti, anche istituzionali,
la scelta dei referenti. In linea generale si ritiene preferibile che ogni ente
utilizzi un proprio referente, a meno che più enti,
avendo la stessa metodologia operativa, non concordino preventivamente le
modalità di impiego della medesima persona.

La Commissione, all’atto della comunicazione del nominativo
del referente e del suo curriculum, disposti gli opportuni accertamenti
attraverso i canali istituzionali competenti, ne autorizza l’impiego
nell’attività di assistenza alle coppie durante il percorso adottivo.

Il referente deve seguire un numero
limitato di coppie, tale da consentire un servizio di qualità.

Si richiama l’attenzione degli enti
sull’importanza di vigilare sul comportamento dei propri referenti
configurandosi, in caso di irregolarità,
responsabilità del legale rappresentante dell’ente.

Le condizioni di rapporto con i
referenti dell’ente devono essere trasmesse alla Commissione compilando per
ciascun paese e realtà locale, in cui l’ente opera, una breve nota contenente
gli elementi dell’accordo di collaborazione.

Si richiamano gli enti ad avvalersi
solo ed esclusivamente delle persone da loro nominate
e indicate come referenti nell’apposita scheda e a non consentire ad essi la
delega a terzi di adempimenti riguardanti le procedure.

B) Assunzione
dell’incarico e i suoi contenuti, comunicazioni, tenuta del registro, adozione
di più fratelli, revoca dell’incarico

L’ente, prima di accettare
l’incarico, ai fini di conoscere la coppia e farsi conoscere
dalla coppia, può richiedere a quest’ultima la
relazione redatta dai servizi socio-sanitari e, ove detta relazione non sia in
loro possesso, previo consenso espresso dei coniugi, può richiederla al
tribunale per i minorenni (o alla sezione minorenni della Corte d’appello) che
ha dichiarato l’idoneità. E ciò perché dalla relazione potrebbero più
chiaramente emergere le reali aspettative della
coppia, al di là delle eventuali indicazioni contenute nel decreto di idoneità,
alle quali nei fatti l’ente potrebbe non essere in grado di dare una risposta,
ad esempio perché nel paese in cui la coppia intende adottare non sono
disponibili per l’adozione internazionale bambini di quella età o con quelle
caratteristiche.

L’ente può orientare la coppia verso
un determinato paese

L’ente può orientare la coppia verso
un paese straniero in relazione alle disponibilità
manifestate dalla stessa ed alle indicazioni eventualmente contenute nel
decreto di idoneità, ma non può rifiutare la scelta operata dalla coppia, in
quanto la normativa espressamente riconosce agli aspiranti genitori adottivi la
facoltà di individuare il paese in cui adottare.

L’ente, in
particolare, nell’assolvimento dei compiti inerenti la presa in carico delle
coppie aspiranti all’adozione di un minore straniero, è tenuta a
verificare, insieme con loro, le concrete possibilità di realizzazione del
progetto adottivo, fornendo loro tutte le informazioni
necessarie sullo svolgimento della procedura.

L’ente può presentare la disponibilità
della coppia su due paesi

L’ente può, ove la coppia lo
richieda, presentare la disponibilità degli aspiranti genitori su due paesi di origine, affinché un cambio di Governo e/o l’eventuale
atteggiamento politico contrario all’adozione non pregiudichi la coppia in
attesa, come si è verificato, nell’anno 2004, per la Romania. Va da sé che
l’ente, ad un certo punto del percorso procedurale, lascerà che prosegua
esclusivamente la procedura prossima alla proposta di abbinamento,
ritirando l’altra.

L’ente è tenuto a richiedere alla
coppia di sottoscrivere all’atto del conferimento dell’incarico l’impegno a
rendersi disponibile a dare informazioni
per la stesura delle relazioni post-adozione

La Commissione invita gli enti a
richiedere alle coppie, all’atto del conferimento del mandato, di sottoscrivere
un’apposita dichiarazione, indirizzata alla
Commissione, con la quale essi si impegnano, al fine dell’espletamento delle
relazioni post-adozione, per l’intero arco di tempo previsto dal paese di
origine del loro figlio adottivo, a rendersi disponibili a dare informazioni all’ente che ha seguito la procedura
adottiva, circa il suo sviluppo psico-fisico e la sua vita di relazione
familiare, scolastica e sociale. Gli adottanti prendono contemporaneamente atto
che, in caso di mancata osservanza dell’impegno assunto, saranno dalla
Commissione stessa segnalati all’ufficio giudiziario minorile territorialmente
competente per eventuali provvedimenti limitativi della potestà, potendosi
nella mancata trasmissione delle notizie richieste ravvisare condotta
pregiudizievole verso il figlio, cittadino non solo italiano ma, fino alla
maggiore età, anche del paese di origine.

La relazione post-adozione seguirà ad
uno o più incontri con l’ente, che avrà verificato l’effettivo buon inserimento
del bambino e potrà così documentarlo all’Autorità straniera; in caso
contrario, segnalerà la situazione al servizio territoriale per quanto di
competenza e si limiterà a comunicare all’Autorità straniera l’intervento in
corso.

L’ente deve comunicare il
conferimento incarico

L’ente appena ottenuto l’incarico
deve darne comunicazione alla Commissione, al
tribunale per i minorenni ed ai servizi socio-sanitari; un’eventuale revoca va
parimenti comunicata, indipendentemente dalle motivazioni e dalla parte che
l’ha messa in atto.

L’ente organizza percorsi informativi

L’ente, utilizzando momenti
d’incontro anche in collaborazione con i servizi territoriali, come previsto
nei protocolli regionali, deve far sì che le coppie prese in carico raggiungano
un buon livello di consapevolezza del significato profondo dell’adozione
internazionale e, parimenti, delle molteplici responsabilità che da essa conseguono, così da farle aprire all’accoglienza di uno
o più minori, superando ogni pregiudizio, specialmente quelli inerenti la
diversità etnica.

L’ente nel corso dell’iter adozionale deve periodicamente tenere informate le coppie sull’andamento della
procedura nel paese straniero.

L’ente deve rispettare le indicazioni
contenute nel decreto di idoneità

I decreti di idoneità
molto frequentemente contengono indicazioni per il migliore incontro, ed
altrettanto frequentemente, nonostante il limite di età tra adottanti e
adottando sia stato stabilito dal legislatore, queste indicazioni riguardano
l’età del minore, il numero degli stessi, il loro stato di salute fisico e
psicologico. Tali indicazioni, per espressa disposizione di legge, devono
essere rispettate, pena il mancato ordine di trascrizione, da parte del
tribunale per i minorenni, del provvedimento di adozione
nei registri dello stato civile. Ove, però, nel percorso di accompagnamento
la coppia abbia maturato, grazie agli stimoli ricevuti nei ripetuti incontri,
la consapevolezza di problematiche fino ad allora sconosciute, alla quale è
conseguita una più ampia disponibilità nella realizzazione del progetto
adottivo, l’ente autorizzato, al termine del percorso, deve sollecitare la
coppia a presentare presso il competente tribunale per i minorenni, un’istanza
per la modifica delle indicazioni contenute nel decreto di idoneità. La domanda
sarà corredata da adeguata documentazione fornita dall’ente stesso. È infatti inaccettabile la prassi di fare richiesta di
estensione, in via urgente, soltanto a seguito della proposta di abbinamento
effettuata dall’Autorità straniera, in quanto non rispettosa delle indicazioni
contenute nel provvedimento giudiziario italiano.

L’ente comunica ai tribunali per i
minorenni, dinanzi ai quali sia in corso il
procedimento di adozione nazionale, l’adesione alla proposta di abbinamento
della coppia con il minore straniero

Si ritiene necessario che l’ente
debba comunicare al tribunale per i minorenni presso il quale
o presso i quali la coppia abbia dato disponibilità per l’adozione nazionale,
l’avvenuto abbinamento in sede internazionale. Ciò affinché il tribunale per i
minorenni interessato possa fare le sue valutazioni avendo piena conoscenza
delle tappe procedurali svoltesi in sede
internazionale.

L’ente, pertanto, all’atto
dell’accettazione del conferimento del mandato deve
richiedere alla coppia in quali uffici giudiziari ha presentato dichiarazione
di disponibilità per un bambino dichiarato adottabile sul territorio nazionale.
Ciò al fine di evitare che la coppia già in rapporto con un bambino straniero
per averne accettato la proposta di adozione sia
successivamente individuata dal tribunale per i minorenni come idonea
all’affidamento preadottivo di un minore adottabile e
possa preferire l’adozione nazionale. È anche condivisibile che gli enti
chiedano alla coppia, successivamente al deposito del
dossier "tradotto e legalizzato" presso la competente Autorità del
paese straniero individuato, di rinunciare alla procedura in corso per
l’adozione nazionale, in quanto è accaduto che l’ente abbia dovuto
continuamente ritirare e sostituire dei dossier, creando così alle competenti
Autorità del paese straniero incertezze e difficoltà. E ciò perché coppie
aventi in corso una procedura di adozione all’estero
vi rinunziano per proseguire quella nazionale, accettando dal tribunale per i
minorenni una proposta di abbinamento.

L’ente è tenuto a dare
alla coppia notizie dettagliate sulla condizione del bambino

L’ente, all’atto della proposta di abbinamento, deve comunicare agli aspiranti genitori le
cause dell’abbandono, le abitudini del bambino in istituto o nella eventuale
famiglia affidataria, le malattie sofferte o i traumi
subiti.

Si lamenta da parte delle coppie
molto diffusamente, infatti, l’assenza e la non attendibilità di notizie sullo
stato di salute fisico e psicologico dei bambini e sul
loro vissuto.

Il bisogno informativo
è essenziale e deve essere soddisfatto sia per quanto riguarda gli aspetti
sanitari, sia per quanto attiene agli aspetti psicologici, entrambi parte integrante della vita del bambino, in particolare se grandicello. La Commissione s’impegna a segnalare, e ora dà atto
di averlo fatto, alle competenti Autorità straniere la necessità di mettere a disposizione dell’ente tutte le notizie utili a favorire
una corretta informazione.

Tenuto però conto che non tutti i
paesi sono in grado di acquisire e mettere a disposizione quel bagaglio di informazioni
utili, anzi indispensabili a preparare gli aspiranti genitori adottivi al
miglior incontro con il minore, è auspicabile che dopo l’accettazione della
proposta di abbinamento l’ente, ove ne abbia la possibilità, integri le informazioni in suo possesso utilizzando i propri
professionisti in loco -in uno spirito squisitamente collaborativo-
che permetta anche di preparare concretamente il minore aiutandolo a superare
le iniziali difficoltà incontrate nella reciproca conoscenza.

Le informazioni
dettagliate sul bambino e sul suo vissuto saranno raccolte nell’apposita scheda pubblicata sul sito della Commissione. Tale
scheda deve essere consegnata alla coppia e trasmessa alla Commissione insieme
alla documentazione prevista per l’autorizzazione all’ingresso.

L’ente deve curare la fase
dell’incontro fra la coppia e il bambino nel paese straniero, tempi di
permanenza all’estero

L’età dei bambini è sempre più
elevata; si rende perciò necessaria, unitamente ad una sempre maggiore
attenzione alle competenze degli aspiranti genitori adottivi, un’adeguata
assistenza ed un significativo sostegno nei loro
confronti durante il periodo di conoscenza del bambino, specie se preadolescente;
gli incontri tra adottanti e adottando si auspicano perciò frequenti e ripetuti
nel tempo di permanenza nel paese straniero. Tale permanenza, ove il paese
straniero non preveda tempi più lunghi, la Commissione ritiene
non possa essere inferiore a 10 giorni per i bambini sotto i 5 anni e a 20
giorni per i bambini di età superiore. La recente
ricerca promossa dalla Commissione su "Percorsi problematici
dell’adozione internazionale" rivela chiaramente come il periodo della preadolescenza e quello dell’adolescenza rappresentano uno
stato evolutivo importante e problematico, soprattutto in considerazione del
mutamento repentino dei riferimenti affettivi cui sarà esposto cambiando paese
e stile di vita. Si chiede, pertanto, che l’ente autorizzato si assicuri presso
le competenti Autorità e presso l’istituto di accoglienza
che il minore proposto in adozione sia stato adeguatamente preparato ai nuovi
genitori e che questi ultimi siano sufficientemente sensibilizzati ad
accoglierne la storia personale e familiare per ricucirla con il futuro che
andranno insieme a costruire.

L’ente deve tenere un registro informatico

L’ente per motivi di trasparenza deve
essere fornito di un registro anche informatico
ove devono essere registrati i dati di seguito indicati:

1. generalità degli adottanti e luogo
di residenza

2. data e luogo di emissione
del decreto di idoneità

3. data del conferimento dell’incarico

4. data in cui la
coppia consegna i documenti

5. date degli incontri con
annotazione del nominativo dell’operatore che li ha
tenuti

6. individuazione del paese e data di invio dei documenti nel paese medesimo

7. data del ricevimento della
proposta di abbinamento del/i minore/i

8. data della comunicazione della
proposta di abbinamento alla coppia interessata e ricezione
dell’eventuale accettazione o rifiuto

9. generalità del/i
minore/i, sesso, luogo e data di nascita

10. data della trasmissione del
consenso alla proposta di abbinamento alle competenti
Autorità nel paese d’origine

11. data di
partenza della coppia per il paese straniero e data del suo rientro in Italia

12. data relativa
ad un eventuale secondo viaggio, quando previsto o se necessario

13. costo complessivo dell’adozione
certificato dall’ente

14. spazio per annotazioni relative a fatti di rilievo emersi durante l’iter adottivo
(individuazione di un secondo paese, estensione a più fratelli, revoca della
proposta di abbinamento, sospensione della procedura opposizione all’adottabilità del minore proposto.

Adozione di più fratelli

Si raccomanda di dare la massima
attenzione e la più accurata assistenza alle coppie che si dichiarano
disponibili a più fratelli per l’impegno che tale adozione richiede di
sostenere in modo particolare la capacità di accoglienza
di queste coppie sia nel percorso pre-adozione che in
quello post-adozione, avendo riguardo a renderle consapevoli che, ove abbiano
adottato bambini appartenenti ad un nutrito gruppo di fratelli, questi ultimi,
anche se in diversi nuclei familiari, ove grandicelli,
devono mantenere fra loro rapporti stabili e continuativi nel rispetto della
loro identità e del legame affettivo preesistente.

Nel caso di segnalazione di un gruppo
di fratelli, il cui numero o caratteristiche non
consentano l’inserimento in un’unica famiglia, l’ente dovrà adoperarsi affinché
i minori siano collocati in nuclei familiari preferibilmente residenti nella
stessa regione, così da favorire il mantenimento dei rapporti affettivi e
sociali della comunità fraternale. Se ciò non è
realizzabile con la disponibilità delle famiglie in
attesa presso l’ente, quest’ultimo è tenuto a
chiedere la collaborazione di altri enti autorizzati per lo stesso paese per
ottenere che i fratelli siano adottati in regioni limitrofe.

Revoca dell’incarico

Nel caso di revoca concordata
dell’incarico conferito dagli aspiranti genitori adottivi ad un ente e successivamente affidato ad un altro ente, quest’ultimo può chiedere agli adottanti la partecipazione
ai propri percorsi di informazione,
ma può anche tenere conto del percorso già seguito; pertanto l’ente è libero di
riconoscere il percorso effettuato o di richiedere che i coniugi seguano il
percorso specifico ritenuto adeguato al paese cui si indirizza la nuova
disponibilità.

Qualora il rapporto tra ente ed
aspiranti genitori adottivi si interrompa a procedura
inoltrata e a fronte di somme versate l’ente potrà trattenere solo l’importo
relativo ai servizi effettivamente resi; ove la coppia non abbia versato alcuna
somma di danaro è tenuta a rimborsare l’ente per le prestazioni svolte in suo
favore adeguatamente documentate.

La Commissione ritiene che, ove la
coppia all’atto del conferimento dell’incarico abbia espressamente accettato un
determinato tempo di attesa, sottoscrivendo il mandato
in cui sia indicato detto periodo di tempo come quello di presumibile durata
della procedura, la stessa abbia la facoltà, trascorsi 6 mesi dal termine
indicato, di revocare l’incarico e cambiare ente, previa autorizzazione della
Commissione al nuovo ente. L’ente potrà, ove il decreto di idoneità
sia stato rilasciato in data antecedente a 3 anni, richiedere alla coppia un
aggiornamento della relazione, in quanto l’Autorità straniera non accetta il
deposito di documenti risalenti a più di un anno.

3. SOSPENSIONE DELLE PROCEDURE

Sospensione delle
procedura su decisione della Commissione

La sospensione delle procedure di adozione da parte della Commissione in riferimento ad un
paese straniero non pregiudica le coppie che hanno già ottenuto l’abbinamento
di un bambino o che, al fine di ottenerlo, hanno consegnato la documentazione
richiesta: esse potranno, comunque, portare a termine l’adozione assistite
dalla Commissione.

Le coppie, invece, che hanno soltanto
iniziato la procedura presso l’ente hanno facoltà –
ove quest’ultimo sia autorizzato esclusivamente per
il paese in questione ed ove non intendano attendere la revoca della disposta
sospensione- di richiedere alla Commissione l’autorizzazione a conferire un
secondo mandato ad altro ente. La Commissione ritenendo tale sospensione dettata da
causa di forza maggiore autorizza il secondo ente ad assumere il mandato
mantenendo ferma l’efficacia del decreto, ove sia decorso l’anno dalla
comunicazione dello stesso agli interessati.

In difetto della predetta
autorizzazione, pertanto, l’ente non potrà prendere in carico la coppia il cui decreto di idoneità ha perso la sua efficacia per decorso
del termine di un anno dall’avvenuta comunicazione. L’autorizzazione dovrà
essere rilasciata esclusivamente dalla Commissione, restando il tribunale per i
minorenni competente per l’eventuale modifica, estensione o revoca del decreto di idoneità.

Sospensione delle procedure disposta
dal paese straniero

La sospensione delle procedure di adozione disposta dal paese straniero nei confronti
dell’Italia parimenti non pregiudica le coppie che abbiano in corso una
procedura di adozione; esse, ove non intendano attendere la revoca della
disposta sospensione da parte del paese straniero, potranno essere autorizzate
dalla Commissione alla revoca del mandato all’ente autorizzato per quel paese,
in quanto detta sospensione configura forza maggiore, non potendosene prevedere
la durata; le coppie potranno, pertanto, individuare altro ente per conferire
mandato e la Commissione autorizzerà questo secondo ente ad assumere
l’incarico, ferma restando l’efficacia del decreto di idoneità, ove la sua
comunicazione agli interessati sia precedente all’anno.

4. LA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE
ALL’INGRESSO

L’ente è tenuto ad inviare la
documentazione relativa alla richiesta di
autorizzazione all’ingresso completa e corretta

La Commissione richiama l’attenzione degli enti autorizzati sulla
necessità, allorquando inoltrano la richiesta di
autorizzazione all’ingresso, di far pervenire la documentazione completa e
corretta essendosi verificato frequentemente che la richiesta viene trasmessa
corredata da una documentazione priva di atti essenziali o i cui atti
presentano errori nei dati anagrafici o addirittura sono mancanti della
legalizzazione o delle apostille. La coppia
interessata imputa alla Commissione il ritardo nel rilascio dell’autorizzazione
all’ingresso, avendo ricevuto da parte dell’ente, assicurazione sull’inoltro della richiesta. La Commissione è in grado
di rilasciare il provvedimento di autorizzazione
all’ingresso entro due giorni lavorativi, qualsiasi ulteriore ritardo non è
quindi ad essa addebitabile, per cui i solleciti provenienti dalle coppie o da
loro familiari non informati sulla
causa del ritardo provocano solo disturbo alla normale attività.

I documenti necessari per ottenere
l’autorizzazione all’ingresso sono di seguito indicati:

1. Richiesta di autorizzazione
all’ingresso e residenza permanente in Italia del minore secondo Mod. E/32 pubblicato sul sito della Commissione.

2. Decreto di idoneità
dei coniugi rilasciato dal TM

3. Copia del conferimento
dell’incarico all’ente

4. Provvedimento dichiarativo dello
stato di abbandono

5. Attestazione del principio di sussidiarietà rilasciata dalla competente autorità straniera

6. Proposta di abbinamento
comprensiva di scheda sanitaria e profilo psico-sociale
del minore

7. Dichiarazione di
accettazione della proposta firmata dai coniugi adottanti

8. Sentenza di adozione
e certificazione del suo passaggio in cosa giudicata

9. Certificato di nascita emesso in
conformità del provvedimento che dichiara l’adozione e quello originario, se
non vietato dalla legislazione del paese di origine

10. Per i paesi Aja certificato di conformità alla Convenzione ex art.23 comma 1.

5. IL POST-ADOZIONE

L’ente deve assistere la coppia dopo
l’ingresso del minore in Italia

La Commissione sottolinea
agli enti la particolare complessità della seconda adozione e dell’adozione di
più fratelli, essendo emerso in questi anni di esperienza che talvolta la
seconda adozione, spesso raffrontata dai coniugi alla prima esperienza, rischia
di scatenare dinamiche di rigetto al rientro in Italia, non appena il confronto
tra i due bambini tradisce le aspettative. È necessario quindi seguire in modo
particolare la coppia.

L’ente è tenuto a trasmettere al
paese straniero le relazioni post-adozione

Con la presa in
carico della coppia, l’ente resta vincolato anche al rispetto della normativa
prevista dal paese straniero nel quale la coppia ha scelto di adottare. Ne consegue che l’ente sarà, tra
l’altro, tenuto ad inviare le relazioni sull’avvenuta integrazione del minore
nella famiglia adottiva per i tre, o più anni, successivi alla
avvenuta adozione, come previsto dalla legislazione del paese di
provenienza del minore.

Continuano purtroppo ad insorgere
problemi circa il mancato invio delle relazioni post-adottive alle competenti
Autorità, in particolare quelle inerenti i bambini bielorussi ed ucraini. Le Autorità di questi due Paesi
hanno richiesto, tra l’altro, agli enti autorizzati di trasmettere relazioni
post-adottive riferite a minori adottati non attraverso la loro
intermediazione. Trattasi di dati sensibili e giustamente sia
gli enti autorizzati da una parte e le poche coppie da questi ultimi contattate
dall’altra si sono risentiti, i primi perché si ritengono incompetenti a farne
richiesta, le seconde perché reputano trattarsi di una violazione della loro
privacy. È opportuno, pertanto, che gli enti inviino tali richieste alla
Commissione che provvederà a diramarle ai servizi
competenti per territorio.

Laddove i protocolli regionali
prevedano che i report post-adottivi siano redatti dai servizi socio-sanitari, ma per un numero
di anni minore rispetto a quello richiesto dal paese straniero, l’ente
autorizzato è tenuto alla stesura e alla trasmissione dei report
per gli anni a seguire. Il costo dei report
aggiuntivi potrà essere conteggiato nel costo della procedura di adozione o erogato successivamente all’atto della
redazione del report.

Particolare attenzione richiede la Commissione agli enti
che lavorano con la Bielorussia affinché il
bambini adottati, provenienti dai percorsi di risanamento, godano di
tutte le garanzie e la tutela dei bambini adottati dagli altri paesi. Sembra,
infatti, che per questi bambini tutte le coppie siano
adeguate solo perché li hanno accolti e che non ci sia bisogno neppure di un’informazione completa al riguardo; è accaduto,
invece, che ragazzi accolti per anni, una volta adottati, abbiano evidenziato
difficoltà comportamentali e incompatibilità alla convivenza: un conto è essere
ospiti un conto è essere figli. Bisogna che queste coppie lo comprendano bene
e, quindi, si sollecitano gli enti a raccordarsi fra loro per incontrare le
coppie prese in carico al fine di sottolineare i
problemi che sia ai loro uffici sia alla Commissione vengono segnalati una
volta conclusa l’adozione.

6. GESTIONE CONTABILE, CERTIFICAZIONE
DELLE SPESE E ONERI DEDUCIBILI

L’ente deve tenere una gestione
contabile trasparente

Nel corso dell’attività di controllo
svolta sull’operato degli enti autorizzati sono emerse
talune deviazioni rispetto al prescritto iter operativo che meritano di essere
poste debitamente in rilievo al fine di richiamare l’attenzione degli
interessati sulla necessità di conformarsi puntualmente al dettato normativo.

Il fondamentale criterio cui deve informarsi la gestione contabile degli enti autorizzati è quello della trasparenza, consacrato
nell’articolo 39 ter, lettera d), della legge
476/1998 che impone agli enti, al fine di ottenere il rilascio
dell’autorizzazione a curare lo svolgimento delle procedure di adozione,
l’obbligo di "assicurare una gestione contabile assolutamente trasparente,
anche sui costi necessari per l’espletamento della procedura…".

Affinché tale requisito possa
ritenersi sussistente è, quindi, necessario che la contabilità
degli Enti risulti organizzata in modo che qualunque
somma di danaro percepita o erogata in relazione ad un incarico conferito trovi
piena ed esatta corrispondenza nelle annotazioni figuranti nelle scritture
contabili e sia predisposta in modo tale da consentire in qualunque momento la
ricostruzione della situazione contabile delle singole coppie conferenti
l’incarico.

È stato, invece, di frequente
rilevato che la metodologia seguita non risulta
pienamente rispondente a tale principio, non essendo stato sempre predisposto
il piano dei conti e dei sottoconti necessario per la individuazione delle
singole operazioni, sia per le uscite che per le entrate, nonché quelle
relative alle transazioni finanziarie effettuate in contanti o mediante assegni
bancari, spesso annotate in modo cumulativo nei sottoconti delle attività e
delle passività dello stato patrimoniale e nei sottoconti delle uscite e delle
entrate del conto economico.

Tale sistema, non rendendo visibili
le operazioni eseguite, non consente di rilevare i costi effettivi nelle varie
fasi riferibili ad ogni singola coppia.

È inoltre emerso in taluni casi che
gli enti, nell’intento di evitare un aggravio dei costi bancari o comunque per esigenze di carattere pratico, non provvedono
direttamente al pagamento delle spese sostenute all’estero per la procedura
adottiva, lasciando che siano gli aspiranti genitori a provvedervi
personalmente, versando nelle mani del referente la somma dovuta per le
prestazioni rese da quest’ultimo, senza poi annotare
successivamente sulle proprie scritture contabili l’importo oggetto di tale
versamento.

Tale condotta, oltre a non consentire
alcun riscontro obbiettivo in ordine alla effettività
ovvero alla reale entità del pagamento eseguito, risulta in aperto contrasto
con la lettera e con lo spirito della normativa vigente, determinando il venir
meno del requisito della trasparenza contabile, anche perché l’omessa
annotazione dell’avvenuto pagamento di tali somme non consente in alcun modo di
ricostruire, sulla base dell’esame della documentazione contabile, l’effettivo
costo complessivo della singola procedura.

Un’ulteriore
notazione attiene al luogo prescelto dagli enti per la conservazione della
documentazione amministrativa e contabile che gli stessi sono tenuti ad esibire
in occasione dell’espletamento delle verifiche ispettive disposte dalla
Commissione. In numerosi casi tale documentazione non è stata rinvenuta presso
la sede legale, risultando custodita presso la sede
operativa o comunque presso una sede diversa da quella legale.

È di tutta evidenza che in tali casi
la scelta operata dall’ente, pur non potendo formare oggetto di rilievi, ha
generato considerevoli problemi operativi e perdita di tempo, non avendo reso
possibile l’espletamento del controllo a causa della mancanza della necessaria documentazione.

Al fine, pertanto, di assicurare la
migliore efficienza nella organizzazione dell’attività
di controllo, si invitano gli enti che intendano custodire la documentazione
amministrativa e contabile presso una sede diversa da quella legale a
comunicare preventivamente alla Commissione tale circostanza, indicando con la
massima precisione il luogo prescelto per tale scopo.

Gli enti autorizzati sono invitati a
prestare la doverosa collaborazione in occasione della visita ispettiva,
predisponendo tutta la documentazione da esibire in visione e compiendo ogni
altra attività volta a facilitare l’espletamento della verifica.

L’ente deve curare la certificazione
delle spese attenendosi alla risoluzione n.77 del
2004 delle Agenzia delle Entrate

Per quanto attiene ai problemi
applicativi relativi alle disposizioni in tema di deducibilità
fiscale delle spese inerenti la procedura di adozione,
si richiama l’attenzione sulla specifica risoluzione n. 77 del 2004 emanata, in
argomento, dalla Agenzia delle entrate, la quale costituisce utile parametro di
riferimento, cui gli adottanti e gli enti autorizzati – ognuno per la parte di
rispettiva competenza – si atterranno.

Per comodità di esame
e di acquisizione del dato, la risoluzione viene altresì inserita per esteso
nel sito della Commissione.

Può essere utile rammentare, inoltre,
che le coppie adottive, in qualità di contribuenti,
possono sempre rivolgersi, per la risoluzione interpretativa dei loro casi
concreti e dubbi, alla Agenzia delle entrate territorialmente competente, che
risponderà loro in applicazione della specifica norma prevista dall’articolo 11
della legge 27 luglio 2000, n. 212, recante lo statuto dei diritti dei
contribuenti.

Oneri deducibili

L’elargizione in denaro, nonché le donazioni e/o richieste di partecipazione a
programmi di cooperazione e solidarietà, potranno essere corrisposti all’ente
dalle coppie solo dopo la conclusione dell’iter adottivo, in considerazione che
esse non possono essere ricomprese tra i costi
procedurali, ma rappresentano l’espressione di un coinvolgimento negli
obiettivi perseguiti dall’ente. Tutte le elargizioni in denaro in favore delle
ONLUS sono peraltro a loro volta deducibili
indipendentemente dalla procedura di adozione in atto.

7. COSTI IN ITALIA E ALL’ESTERO

L’ente è tenuto ad osservare le
indicazioni sui costi contenute nella Direttiva del Presidente del Consiglio
dei Ministri 4 aprile 2003

La Commissione in collaborazione con
gli enti autorizzati ha proceduto ad un approfondimento dei costi applicabili
per i servizi resi alle coppie in Italia ed all’estero.

Sono state predisposte le tabelle MOD. E3 e MOD. E4, secondo le
modalità ed i parametri approvati dalla Commissione ed inseriti nel sito
www.commissioneadozioni.it.

Si ribadisce
infine che, per esigenze di trasparenza, è necessario che sia l’ente a
provvedere, nei modi e nei tempi concordati, al trasferimento all’estero delle
somme necessarie all’avvio e al completamento della pratica. È inoltre
opportuno che tra la data in cui vengono effettuati i
versamenti dai coniugi e l’utilizzo delle somme non intercorra un lungo arco di
tempo.

8. CODICE DEONTOLOGICO

L’ente deve rispettare la normativa
di settore e i principi deontologici a fondamento di ogni
attività o prestazione professionale

Gli enti sono tenuti a rispettare non
solo la normativa di settore ma anche i principi deontologici alla base di
tutte le professioni, pena la sospensione o la revoca dell’autorizzazione, in
quanto le qualità morali sono espressamente richieste dalla legge all’atto del
rilascio dell’autorizzazione e devono continuare a sussistere nel corso
dell’operatività dell’ente; l’ipotesi quindi di concorrenza sleale non è
sicuramente espressione di "idonee qualità morali".

9. COLLABORAZIONE ISTITUZIONALE

Con i servizi territoriali

L’ente deve relazionarsi
con i servizi del territorio secondo le modalità previste e regolamentate dai
protocolli regionali.

La Commissione nell’ambito delle sue
attività continuerà a promuovere incontri affinché si realizzi un maggior
coordinamento tra regioni e tra regioni ed enti, impegnandosi, altresì, in
collaborazione con la Conferenza Stato – Regioni e la Conferenza Unificata
Regioni – Autonomie Locali, a promuovere iniziative finalizzate allo scambio di informazioni e
di esperienze lavorative.

Con i tribunali per i minorenni

L’ente – per la rilevanza pubblica
riconosciutagli dalla normativa – ha l’obbligo di segnalare alla Procura della
Repubblica presso i tribunali per i minorenni tempestivamente, e in qualsiasi
momento, fatti, notizie e cambiamenti sostanziali della realtà personale e/o
familiare riguardante gli aspiranti genitori adottivi di cui è
venuto a conoscenza e che possono richiedere l’intervento dei servizi
territoriali o del tribunale per i minorenni in relazione all’idoneità, alla
sua eventuale modifica o revoca.Con le Autorità
straniere

L’ente deve essere in grado di relazionarsi con le competenti Autorità del paese straniero
ai fini di acquisire tutte le informazioni
che riguardano il bambino proposto, unitamente ad un suo profilo psico-fisico-sociale, che tenga conto anche del livello di
socializzazione raggiunto nella struttura di accoglienza, delle sue necessità,
aspettative e capacità di affrontare l’inserimento in una nuova realtà
familiare, scolastica e sociale.

Va precisato che alle competenti
Autorità straniere dovrà essere inviato il decreto di idoneità
congiuntamente alla relazione psico-sociale
predisposta dal servizio pubblico; l’ente ha la facoltà di allegare una
comunicazione, redatta dai propri consulenti, a carattere integrativo rispetto
a quella predisposta dai servizi del territorio, mandandone a questi ultimi
copia. Tale integrazione avrà lo scopo di arricchire e completare la relazione psico-sociale, rendendola così conforme allo standard
richiesto dal singolo paese.

È invalsa la prassi che la Commissione, in
occasione di visite in Italia di rappresentanti di istituzioni
straniere, crea occasioni di incontro con tutti gli enti che operano sul paese
di provenienza delle Autorità. Ciò al fine, da una parte di consentire a questi
enti di approfondire tematiche inerenti l’adozione e
di incontrare i servizi territoriali, i giudici minorili, di visitare le
case-famiglia. per una piena comprensione del
funzionamento delle strutture e delle istituzioni coinvolte nel percorso
procedurale di adozione; dall’altra per consentire agli enti di intensificare i
rapporti di collaborazione all’estero.

Con le Ambasciate d’Italia

Si richiama l’attenzione degli enti
sul dovere di collegarsi con le Rappresentanze italiane all’estero nel pieno
rispetto dei ruoli istituzionali, presentando al Consolato i propri referenti
con l’indicazione dei compiti loro attribuiti, non eccedendo nelle richieste,
stante l’abituale esiguità degli organici di tali strutture, evitando pressioni
e solleciti se non nei casi di effettiva necessità ed
urgenza. La
Rappresentanza italiana all’estero non è soltanto parte del
territorio Italiano, ove vengono svolti adempimenti e
procedure, ma è anche un organo preposto a svolgere sotto alcuni aspetti un
ruolo di vigilanza. È anche necessario che l’ente faccia conoscere i propri
riferimenti nel paese straniero, specie per quanto attiene le iniziative di
cooperazione; ciò potrà tradursi anche in un reale sostegno per lo svolgimento
dell’attività nel suo complesso, nell’interesse dei cittadini che l’ente
assiste e che, in quanto italiani, hanno il diritto di ottenere adeguate
risposte istituzionali.

Sarà compito della Commissione
inviare alle Rappresentanze italiane all’estero e alle Autorità straniere ogni
utile informazione riguardante
ciascun ente autorizzato. Il rappresentante legale dell’ente avrà cura di
presentare direttamente alle Rappresentanze italiane i propri collaboratori.

10. COOPERAZIONE E SUSSIDIARIETÀ

Nel quadro della politica di cooperazione promossa
dal Governo e dagli altri organismi competenti si invitano gli enti, che
operano nello stesso paese o area geografica, ad individuare obiettivi comuni,
o comunque collegabili fra loro, così da non disperdere e vanificare gli
interventi di cooperazione. Ancora più produttiva risulterà
la collaborazione e la concreta attuazione del principio di sussidiarietà
se i contributi sono concentrati su obiettivi condivisi fra gli enti che
operano nella stessa area.

La Commissione, come ha sottolineato in varie
occasioni di confronto, ritiene che un’efficace politica di cooperazione e sussidiarietà possa essere realizzata con l’impegno comune
di tutti coloro che, in un’area geografica ben definita, operano a vario titolo
in favore della salvaguardia dei diritti del bambino nello spirito delle
Convenzioni Internazionali. Ed è in questa direzione
che prioritariamente ha inteso e intende proseguire la propria attività.

La Commissione, in sinergia con le amministrazioni competenti, si farà carico,
nell’individuazione degli obiettivi, di verificare che non vi siano
sovrapposizioni di interventi per lo stesso progetto,
oppure di individuare le modalità per la convergenza di risorse di più
amministrazioni o organismi pubblici o privati che intendono concorrere alla
realizzazione dei progetti individuati.

A tal fine la Commissione -
nell’ambito dello stanziamento di bilancio di competenza – tenendo presenti le
priorità ed i bisogni individuati d’intesa con gli enti, può finanziare
progetti di sussidiarietà per le aree di provenienza
dei bambini, rendendo preventivamente pubblici i requisiti, gli obiettivi in
base ai quali saranno prescelti i progetti, il termine per la presentazione
degli stessi, nonché la quantità delle risorse
impegnate.

I progetti, valutati ed approvati
dalla Commissione, saranno resi pubblici e saranno monitorati con la
collaborazione degli enti che concorrono alla realizzazione
dei medesimi, onde finalizzare al meglio le risorse impegnate nell’arco
temporale previsto per gli interventi progettati.

11. ACCORDO DI PROGRAMMA QUADRO PER
IL SOSTEGNO A DISTANZA

La Commissione, come è noto, ha promosso,
nell’anno 2003, un Accordo di Programma Quadro per il sostegno a distanza,
sottoscritto inizialmente soltanto da alcuni enti in possesso dei requisiti
previsti dalla delibera n. 70/2003 del 25 luglio 2003, e che precedentemente
alla citata delibera avevano fatto pervenire il proprio curriculum di
esperienze in tale campo e presentato proposte e piani di intervento.

L’Accordo di Programma Quadro è, comunque, aperto all’adesione di tutti gli enti autorizzati
in possesso dei requisiti individuati nella richiamata delibera e/o di quelli
successivamente indicati dal Comitato paritetico previsto dall’Accordo ed
approvato dalla Commissione. Gli enti in possesso dei requisiti richiesti al
momento della domanda di adesione dovranno presentare
piani di intervento secondo le modalità e i contenuti individuati dall’Accordo.
Essi saranno solo parzialmente finanziati dalla Commissione, nei limiti delle
disponibilità di bilancio e potranno essere presentati e sostenuti da altri
organismi pubblici e privati, e dalla collettività.

12. COMUNICAZIONE DIGITALE – WEB SICURO.

Nell’ambito del proprio programma di attività del 2004, la Commissione ha realizzato, fra le
priorità individuate, un sistema di comunicazione digitale sicura in armonia
con i programmi di E-governament ed in attuazione
delle disposizioni di legge in materia di semplificazione, trasparenza ed economicità di gestione.

A tal fine è stato promosso,
sperimentato e, quindi, approvato un Portale web sicuro, che si
integra con i sistemi di workflow già
esistenti ed utilizzati dalla Commissione, grazie al quale si sta pervenendo ad
una completa informatizzazione delle
procedure adottive, del sistema di autorizzazione degli Enti, dell’attività di
pianificazione, gestione e programmazione delle risorse finanziarie attribuite
dalla legge.

La realizzazione del Portale web
sicuro persegue l’obiettivo di semplificazione e di economicità non soltanto per gli attori istituzionali
interessati, ma anche e, soprattutto, per gli utenti, cioè le coppie
interessate all’adozione internazionale, che vedono ridotti i tempi di attesa e
nel medio e lungo periodo, la possibilità di una ricaduta in termini di economicità delle procedure.

Il Portale web
sicuro è dotato dei più alti standard tecnologici in termini di sicurezza e
funzionalità. Grazie all’uso di certificati digitali in grado di garantire la
sicurezza della comunicazione e la certezza dell’identità del mittente e del
ricevente, l’invio di documenti cartacei viene
sostituito completamente da procedure informatiche.
Per il rilascio del certificato di firma digitale occorre rivolgersi agli Enti certificatori riconosciuti dal CNIPA. Tali Enti rilasciano
una coppia di "chiavi digitali di cifratura"
con le quali si riconosce che tutti gli atti che pervengono da parte
dell’utente sono effettivamente stati da lui trasmessi e non hanno subito
modificazioni o alterazioni; ciò significa che tutti i documenti in originale o
in copia autenticata non avranno bisogno di ulteriore
legalizzazione, se non nei casi espressamente previsti dalla legge (per es. apostille di atti destinati ad essere prodotti davanti ad
Autorità straniere).

Il piano attuativo,
nella sua prima fase di realizzazione, ha come
interlocutori gli enti autorizzati, ai quali va riconosciuto lo spirito di
collaborazione espresso nel corso dei 6 mesi di sperimentazione, ma prevede nel
breve, medio e lungo termine, il coinvolgimento degli altri soggetti istituzionali
che interagiscono con la
Commissione: Tribunali per i minorenni, Ministero
dell’Interno, Ministero degli Esteri e Rappresentanze diplomatiche all’estero,
Regioni, Amministrazioni Pubbliche in generale ed Autorità straniere.

È evidente che, in
attesa che il Ministero dell’Interno adegui le proprie procedure alle
disposizioni governative inerenti l’attuazione di un sistema di comunicazione
digitale sicura, è ancora necessario presentare presso le Prefetture,
competenti per l’apostilla degli atti destinati
all’estero, l’originale firmato dalla Commissione. A riguardo sono stati presi
contatti affinché quanto prima si possa presentare, contestualmente alla
comunicazione agli enti, il provvedimento da apostillare.

Gli enti finora autorizzati, già interlocutori
ed utilizzatori del portale, hanno potuto verificare l’avvenuta riduzione dei
tempi complessivi necessari al rilascio delle autorizzazioni ed una riduzione
dei costi di spedizione dei dossier.

Allorché la rete informatizzata sarà completa e comprenderà anche gli
atti degli anni precedenti – se ne prevede la conclusione entro il 2005 – gli
enti autorizzati al momento della presentazione delle varie richieste di autorizzazione saranno esonerati dal produrre tutti
quegli atti che già hanno inviato nelle varie fasi della procedura adottiva.

Analoga semplificazione sarà
realizzata anche per il rilascio delle attestazioni ai fini dell’accreditamento
all’estero, dell’autorizzazione dei referenti, delle istanze
di estensione etc. Sarà compito della Commissione informare
periodicamente gli enti sull’evoluzione dei collegamenti a mezzo comunicazione
digitale sicura. La Commissione sta operando per ridurre i tempi di sviluppo
del sistema.

Si evidenzia, inoltre, che la
possibilità di verifica della procedura in tutte le sue fasi, sia da parte
delle Istituzioni, sia da parte degli enti, si inquadra
nell’obiettivo di partecipazione al procedimento e di trasparenza voluto dal
legislatore moderno che si traduce in efficienza ed efficacia dell’erogazione
dei servizi in favore della collettività.

Ciò premesso ed in
attesa del completamento dell’informatizzazione
dei vecchi documenti, si impone la necessità di presentare ai fini del rilascio
delle Autorizzazioni all’ingresso, mediante un unico invio, i documenti di cui
al punto 4.

Il Portale web
sicuro ha una ricaduta immediata anche sull’attività di vigilanza che potrà
essere esercitata in tempo reale e con il pieno coinvolgimento dell’ente, che
ancora una volta diviene partner delle istituzioni nell’erogazione di servizi
per la collettività.

13. NOTIZIARIO CAI – COMUNICARE
ASCOLTARE INFORMARE

La Commissione ha ritenuto di dare
inizio ad una pubblicazione quadrimestrale che raccoglie ogni utile notizia
inerente il tema della adozioni internazionali e rende
nota la complessa attività dell’Autorità Centrale italiana e presentare,
attraverso la lettura di interessanti questionari, particolari aspetti del
fenomeno adottivo. Gli enti sono invitati a collaborare trasmettendo ogni
notizia degna di nota.

14. UN DVD PER CONOSCERE L’ADOZIONE
INTERNAZIONALE

La Commissione ha nel suo programma
la produzione di DVD di presentazione dei paesi di origine,
in termini storici culturali e sociali, per facilitare la conoscenza e la
comprensione della realtà locale, così che la coppia possa meglio comprendere
come accogliere un bambino da un determinato paese significhi accettare una
persona che ha quelle abitudini di vita e quella lingua, della quale sarebbe
bene apprendere le parole più importanti per una comunicazione diretta, anche
se minimale.